POLITIQUE SUR LE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE
ET LA CONFIDENTIALITÉ
1. INTRODUCTION
Il existe deux lois qui nous obligent à établir des lignes directrices strictes afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels : la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, loi canadienne, 2000) et la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (loi ontarienne).
Afin de protéger les droits et les privilèges de la clientèle, les psychologues sont également assujettis à d’autres lois ainsi qu’à des normes, à des directives et à des codes de déontologie, notamment :
la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées
la Loi de 1991 sur les psychologues
les Règles de conduite professionnelle
le Code canadien d’éthique pour les psychologues
Le présent document décrit notre POLITIQUE SUR LE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE ET LA CONFIDENTIALITÉ et notre engagement envers vous. Il vous concerne directement. Veuillez le lire attentivement et n’hésitez pas à nous faire des observations ou à nous poser des questions..
La protection des renseignements personnels est un principe fondamental de la Société professionnelle de psychologie FILION. Nous nous engageons à recueillir, à utiliser et à divulguer vos renseignements personnels de manière responsable et strictement dans la mesure nécessaire à la prestation de nos services. Nous nous efforçons de faire preuve d’ouverture et de transparence quant à notre utilisation de ces renseignements.
2. QUE SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Les renseignements personnels sont des informations concernant une personne identifiable, y compris celles qui ont trait à ses caractéristiques personnelles (p. ex. le sexe, l’âge, l’adresse ou le numéro de téléphone du domicile, l’origine ethnique, l’état familial), à sa santé (p. ex. les antécédents médicaux, l’état de santé, les services de santé reçus), ou à ses activités ou opinions (p. ex. la religion, la politique, les opinions exprimées par cette personne, l’opinion ou l’évaluation exprimée par cette personne à l’égard d’une autre personne). Il ne faut pas confondre les renseignements personnels et les renseignements commerciaux (p. ex. l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise d’un individu), lesquels ne sont pas protégés par les lois sur la protection de la vie privée; cependant, dans notre bureau, les renseignements commerciaux sont également traités de manière confidentielle.
3. QUI NOUS SOMMES : CONSULTANTS ET FOURNISSEURS EXTERNES
Le bureau de la Société professionnelle de psychologie FILION ne compte qu’une personne, soit la Dre Filion. Cependant, nous avons recours aux services d’un certain nombre de consultants et d’agences qui, dans l’exercice de leurs fonctions, peuvent avoir un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Nous avons pris des mesures auprès de ces organisations pour assurer la confidentialité des informations qui leur sont fournies.
Nous faisons affaire avec un cabinet comptable, des conseillers administratifs, des banques et des services de soutien informatique. Nous utilisons aussi des services de nettoyage et d’entretien, et faisons appel, entre autres, à des électriciens, à des plombiers et à des techniciens de systèmes d’alarme. Lorsque ces fournisseurs doivent entrer dans notre bureau, nous veillons à bien classer et en sécurité tous les documents contenant des renseignements personnels. En outre, chacun de ces fournisseurs doit lire, comprendre et signer une ENTENTE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES INFORMATIONS POUR LES CONSULTANTS ET FOURNISSEURS EXTERNES. Vous pouvez nous demander de voir cette entente si vous le désirez.
Pour votre bien-être, nous avons aussi recours aux services de spécialistes dans le domaine de la santé, dont des psychologues, des psychiatres, des neuropsychologues et des médecins. S’il nous faut dévoiler votre nom à ces spécialistes, nous vous consulterons et demanderons votre consentement écrit au préalable.
4. NOUS RECUEILLONS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Comme tous les cabinets de psychologues, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels afin de bien servir notre clientèle.
Voici des exemples d’informations personnelles que nous recueillons dans notre bureau : l’adresse, le numéro de téléphone, le nom du médecin de famille, la description et l’histoire de la famille, l’origine ethnique ou le pays d’origine, l’éducation, l’état matrimonial ou la situation de partenaire, les antécédents médicaux, l’état de santé, le métier ou la profession, la religion, les problèmes présentés, les antécédents pharmaceutiques, les événements passés, les schèmes de pensée, les comportements, les émotions, les réactions physiologiques, etc.
5. OBJECTIFS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
prodiguer des soins efficaces à la clientèle
évaluer, diagnostiquer et traiter
assurer une formation ou une supervision adéquate
déterminer des services de grande qualité et veiller à leur prestation continue
évaluer les besoins psychologiques
fournir des soins de santé
vous renseigner sur les options de traitement
nous permettre de communiquer avec vous
établir et maintenir la communication avec vous
offrir et fournir un traitement, des soins et des services par rapport à des soins psychologiques à la fois généraux et particuliers
communiquer avec les autres spécialistes ou fournisseurs de soins auxquels nous vous renvoyons avec votre consentement
nous permettre de fixer et de confirmer vos rendez-vous
nous permettre d’assurer un suivi efficace du traitement, des soins et de la facturation
procéder à l’enseignement et à des démonstrations sur une base anonyme
remplir des demandes à soumettre à une tierce partie pour approbation et paiement
nous conformer aux dispositions législatives et réglementaires
préparer des rapports pour les compagnies d’assurances (lorsque le client est d’accord)
préparer des documents pour les commissions de révision
recouvrer les montants impayés
respecter la législation en général
6. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous comprenons l’importance de protéger les renseignements personnels. C’est pourquoi nous avons pris les mesures suivantes :
Les renseignements personnels et les renseignements sur la santé sont stockés sur la plateforme Owl Practice. Les serveurs de Owl sont hébergés exclusivement au Canada, soit dans de multiples centres de données situés à Toronto et à Montréal et reliés au réseau de base canadien, TorlX. Bien que l’accès à ce service se fasse par le biais d’un navigateur Web, les données sont chiffrées grâce au protocole SSL, un protocole de sécurité en ligne digne de confiance.
Si nous devons utiliser des documents papier, ceux-ci sont rangés dans un endroit fermé à clé et à accès restreint.
Le matériel électronique est toujours rangé dans un endroit à accès restreint. De plus, l’accès à tous nos ordinateurs est protégé par mot de passe.
Nos téléphones cellulaires sont numériques parce que les signaux qu’ils émettent sont plus difficiles à intercepter.
L’information électronique est transmise par message chiffré.
Les consultants externes et les agences ayant accès aux renseignements personnels doivent conclure une entente de confidentialité avec nous.
7. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous devons conserver les renseignements personnels pendant un certain temps afin de pouvoir répondre à vos questions sur les services fournis et de rendre des comptes aux organismes de réglementation externes. Cependant, nous ne voulons pas garder ces renseignements trop longtemps afin de protéger votre vie privée. Nous conservons les dossiers de nos clients pendant environ 10 ans après le dernier rendez-vous. Comme il est beaucoup plus difficile de détruire systématiquement nos répertoires de clients et de coordonnées, nous supprimons ces informations dès que possible si nous pensons ne plus avoir besoin de communiquer avec vous. Toutefois, si vous nous le demandez, nous supprimerons immédiatement ces coordonnées. Nous déchiquetons les documents papier et nous détruisons l’information électronique en la supprimant. En outre, nous veillons à détruire physiquement les disques durs du matériel qui est jeté.
8. TENUE DES DOSSIERS
Nous tenons un dossier de nos interactions. Avant ou après la première interaction ou séance, nous ouvrons un dossier électronique à votre nom. Ce dossier est hébergé sur la plateforme sécurisée Owl (voir 6a. ci-dessus). De plus, nous n’utilisons aucun dispositif audio ou vidéo sans votre consentement écrit. Nous devons conserver votre dossier pendant au moins 10 ans après votre dernier rendez-vous.
9. QU’EN EST-IL DE LA CONFIDENTIALITÉ?
La confidentialité est de la plus haute importance. Par conséquent, nos installations, comme la plateforme électronique, le système de gestion de bureau, les programmes d’ordinateur, les services téléphoniques, les locaux, etc., ont été aménagées de manière à assurer le niveau de confidentialité le plus élevé possible.
Tout ce que vous dites à votre psychologue est confidentiel et aucune information n’est divulguée sans votre consentement. Toutefois, il est fait exception à l’obligation de confidentialité dans les cas suivants :
un risque suicidaire
des menaces de causer des blessures graves à une personne ou à un groupe
la maltraitance d’un enfant ou d’une personne âgée
de mauvais traitements infligés à un client par un membre agréé d’une profession de la santé (le nom du client ne sera communiqué à l’organisme de réglementation du membre qu’avec le consentement du client)
un audit mené par l’Ordre des psychologues (les audits sont réalisés par des psychologues qui ont l’obligation de confidentialité)
une consultation sur des cas (sans donner de noms) tenue avec d’autres professionnels du domaine de la psychologie
une évaluation fournie à une tierce partie payante (p. ex. une compagnie d’assurance automobile), dans lequel cas le client devra avoir donné son consentement par écrit avant la divulgation de l’information
un tribunal pourrait ordonner la production de vos documents, quoique le juge se satisfasse normalement d’une lettre du psychologue. Nous discutons du contenu de cette lettre avec vous avant de l’envoyer au juge. Il est possible, toutefois, qu’un tribunal ordonne la production de vos documents si une lettre ne le satisfait pas.
finalement, lorsque l’exige la Loi de 2018 sur les personnes disparues, un corps de police peut demander la divulgation d’informations sur une personne disparue s’il n’a pas été en mesure de trouver la personne après avoir fait des efforts raisonnables pour le faire. Dans de telles circonstances, votre psychologue se conformera à une ordonnance du tribunal, à un mandat de perquisition ou à une demande urgente du corps de police et produira le plus tôt possible une copie des documents ou de leur équivalent verbal, conformément à l’ordonnance ou à la demande urgente.
Même si vous ne payez pas directement le coût des séances (parce que ce coût est couvert par votre employeur ou une compagnie d’assurance), l’obligation de confidentialité s’applique toujours; cependant, cette tierce partie a le droit d’obtenir certains renseignements. Veuillez vous informer auprès de votre psychologue des limites de la confidentialité dans ce cas.
10. VOUS POUVEZ CONSULTER VOS RENSEIGNEMENTS
À quelques exceptions près, vous avez le droit de consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Souvent, il suffit de nous le demander. Nous pouvons vous aider à déterminer quels dossiers nous avons conservés à votre égard. Nous pouvons également vous aider à comprendre toute information que vous pourriez ne pas comprendre (formules abrégées, termes techniques, etc.). Nous nous réservons le droit d’imposer des frais minimes pour ces requêtes.
En cas de problème, il se peut que nous vous demandions de présenter votre demande par écrit. Si nous ne pouvons vous accorder l’accès, nous vous en aviserons dans les 30 jours, si possible, et vous expliquerons le mieux possible la raison de ce refus.
Si vous croyez que les renseignements que nous détenons sont erronés, vous avez le droit de demander qu’ils soient corrigés. Cela vaut pour toute information factuelle et non pour toute opinion professionnelle que nous avons pu nous faire. Il se peut que nous vous demandions de nous fournir des documents prouvant l’inexactitude de nos dossiers. Lorsqu’il y a eu erreur, nous ferons la correction et aviserons, comme il convient, quiconque aura reçu cette information. Dans le cas contraire, nous ajouterons au dossier une brève déclaration de vous sur ce point, que nous ferons parvenir, comme il convient, à quiconque aura reçu cette information.
11. AVEZ-VOUS DES PRÉOCCUPATIONS?
Agente d’information de la Société professionnelle de psychologie FILION
Si vous désirez déposer une plainte officielle sur nos pratiques de confidentialité, vous pouvez l’adresser par écrit à notre agente d’information. Elle accusera réception de votre plainte, veillera à ce qu’une enquête ait lieu sans tarder, et s’assurera que la décision et les motifs de celle-ci vous seront communiqués par écrit. Voici les coordonnées de notre agente d’information, la Dre Suzanne Filion :
Dre Suzanne Filion, agente d’information
Société professionnelle de psychologie FILION
suzanne@drfilion.com
T : 613.330.1091
www.drfilion.com
Ordre des psychologues de l’Ontario
Étant donné que l’agente d’information est aussi la professionnelle qui offre des services au sein de la Société professionnelle de psychologie FILION, vous pouvez vous adresser à l’Ordre directement. De plus, si vous avez des préoccupations concernant le professionnalisme ou la qualité de nos services ou encore la capacité mentale ou physique de la Dre Filion, nous vous demandons de discuter de la question avec elle d’abord. Si elle ne peut pas répondre à vos préoccupations, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de son organisme de réglementation, dont voici les coordonnées :
Ordre des psychologues de l’Ontario
110, avenue Eglinton Ouest, bureau 500
Toronto (Ontario) M4R 1A3
cpo@cpo.on.ca
T : 416.961.8817 | 1.800.489.8388 | F : 416.961.2635
www.cpo.on.ca
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
Pour toute question d’ordre général, vous pouvez vous adresser au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario qui supervise l’application de la législation sur la protection de la vie privée. Il agit également à titre de protecteur du citoyen dans les litiges en la matière. Voici les coordonnées du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario :
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario) M4W 1A8
info@ipc.on.ca
T : 416.326.3333 | 1.800.387.0073 | F : 416.325.9195 | ATS : 416.325.7539
www.ipc.on.ca
